Responsabilités du secrétaire du conseil d’administration

Un ou une secrétaire du conseil d’administration est un professionnel chargé d’une large gamme de tâches visant à aider les membres du conseil à tirer le meilleur parti de leur collaboration. Afin de garantir le bon déroulement des réunions du conseil, il est essentiel d’avoir parmi les membres du personnel un secrétaire du conseil.

Le secrétaire du conseil d’administration doit utiliser de nombreux outils pour planifier et mener les travaux du conseil, tels que l’utilisation d’un logiciel de réunion du conseil en tant qu’alternative à une salle de réunion physique.

Ce que vous trouverez dans le livre blanc:

Aperçu des responsabilités et des tâches d’un secrétaire de conseil

Les responsabilités du secrétaire de conseil peuvent varier légèrement d’une organisation à l’autre, car elles sont adaptées aux statuts et aux besoins de l’entreprise. Cependant, les principales tâches restent les mêmes dans la plupart des organisations. Le rôle du secrétaire du conseil d’administration est fondamental, mais quel est exactement le rôle d’une secrétaire administrative ?

• Organisation des réunions  : le secrétaire de conseil planifie et prépare les invitations pour les réunions. Une personne occupant ce poste crée également les ordres du jour selon les statuts de l’organisation et les distribue aux membres, accompagnés de toute documentation complémentaire.
• Établissement de la communication  : en bénéficiant d’un accès privilégié aux membres du conseil d’administration et aux cadres dirigeants, un secrétaire comble le fossé de communication entre eux. Si possible, il apporte des solutions au conseil sur des problématiques spécifiques.
• Préparation des documents  : un secrétaire du conseil d’administration prépare et organise les documents de réunion, tels que les rapports et les présentations, conformément aux directives de l’entreprise. Ces documents sont distribués avant la réunion, sauf disposition contraire des réglementations de l’organisation.
• Rédaction des procès-verbaux. Il s’agit là d’une des responsabilités essentielles du secrétaire au sein d’un conseil d’administration. Le secrétaire extrait les informations clés des réunions, prend des notes détaillées et les envoie à l’ensemble du conseil d’administration dans un délai d’une semaine. Ainsi, les membres du conseil peuvent examiner les documents pendant que les discussions de la réunion sont encore “fraîches” dans leur esprit.
• Gestion de la documentation. Un secrétaire du conseil d’administration vérifie et met à jour les documents afin qu’ils contiennent des informations précises et vérifiées. De plus, ce professionnel est responsable de la conservation de tous les enregistrements de réunions approuvés par les administrateurs.
• Information des membres du conseil. Un secrétaire du conseil d’administration informe les participants aux réunions des nouvelles affectant leurs responsabilités en tant que membres du conseil et explique comment cela s’applique à eux. Par exemple, ils doivent être tenus au courant des récents changements législatifs ou des lois pertinentes.

On constate donc que le rôle d’un secrétaire du conseil est fondamental dans la bonne gestion de l’organisation.

FAQ

Le secrétaire du conseil est-il un membre du conseil ?

Oui, le secrétaire du conseil d’administration est avant tout un membre du conseil. Les secrétaires remplissent leurs fonctions administratives en plus de leurs responsabilités en tant que membres et peuvent devenir président, tout comme les autres membres.

Quel est le rôle d’une secrétaire administrative ?

La secrétaire afministrative est une chargée de toutes les tâches administratives de gestion du conseil afin de garantir le bon déroulement et la productivité de chaque réunion. Certaines des tâches les plus courantes du secrétaire incluent la planification des réunions, la distribution des documents de réunion, la création des ordres du jour, la rédaction des procès-verbaux et l’assistance au président. S’agissant des réunions du conseil, secrétaire du conseil d’administration fait en sorte de faciliter le bon déroulement de la réunion.

Qui peut occuper le poste de secrétaire du conseil ?

Toute personne faisant partie du conseil, à l’exception du président. Le poste de secrétaire est occupé pour une période déterminée, puis fait l’objet d’une réelection. Un ancien président peut occuper le poste de secrétaire, tout comme un secrétaire peut à son tour devenir président.

Quelles sont les responsabilités d’un secrétaire du conseil ?

Le rôle du secrétaire dans un conseil d’administration est multiple : il fait tout son possible pour assurer une collaboration efficace. Cela comprend la gestion des emplois du temps des administrateurs (pour fixer les dates des réunions), la distribution des documents, la création des ordres du jour, la prise de présence et la rédaction des procès-verbaux. En plus de cela, le secrétaire agit toujours en tant que membre du conseil, pouvant proposer des motions, voter et signer des résolutions. Plus de détails sont disponibles dans notre livre blanc.

Qu’est-ce que d’autre pouvez-vous apprendre de notre Livre blanc? 

Comment améliorer l’efficacité des réunions virtuelles du conseil

Alors que les organisations adoptent la technologie et le travail à distance, les réunions virtuelles du conseil deviennent plus courantes que les séances en face à face. Malheureusement, la tenue d’une réunion du conseil n’est pas si facile car les règles “normales” sont compliquées par l’absence de “présence” physique. Cependant, il existe certaines recommandations qui peuvent garantir une haute efficacité d’une réunion virtuelle sans papier. Veuillez les vérifier ci-dessous !

1. Pour aider tout le monde à planifier leur semaine, je vais créer un calendrier de groupe et l’envoyer à chaque membre du conseil d’administration. Je leur demanderai de confirmer s’ils vont assister à la réunion ou non.
2. J’utiliserai un système de notification intelligent qui enverra des messages à tous les participants au moins 15 minutes avant la réunion, afin de garantir que la réunion commence à l’heure.
3. Étant donné que la technologie de haute qualité est essentielle pour des réunions en ligne efficaces, je choisirai un logiciel de collaboration pour le conseil d’administration qui permet des échanges sécurisés de messages, de partage de fichiers et de votes.
4. Je m’assurerai que tous les membres du conseil d’administration ont le lien pour rejoindre la réunion et je partagerai tous les codes d’accès ou NIP nécessaires. Je vérifierai également que tous les membres du conseil d’administration comprennent comment utiliser le logiciel. Si nécessaire, j’organiserai des séances d’entraînement avant l’appel.
5. Je fixerai des objectifs clairs pour me concentrer sur ce qui est important et coordonner la discussion en fonction des principaux sujets. J’essaierai d’éliminer les obstacles à la progression et de prendre du recul pour voir l’ensemble de la situation.
6. Étant donné que les indices non verbaux sont essentiels pour une communication efficace, j’adopterai une politique obligatoire de vidéo allumée. Notez que l’utilisation de la vidéo peut humaniser les réunions virtuelles et contribuer à renforcer la cohésion de l’équipe.
7. Je préparerai un ordre du jour chronométré et j’obtiendrai l’approbation du président. Je prendrai en compte le fait qu’une réunion virtuelle peut prendre plus de temps qu’une réunion physique, donc j’organiserai quelques pauses si possible.
8. Je veillerai à ce que tout le monde participe à la discussion en leur posant des questions précises. Je veillerai à ce que la réunion ne soit pas dominée par les personnes les plus extraverties, afin que tous les participants puissent apporter leur contribution.
9. Je noterai tous les points d’action et les délais pour les distribuer aux membres du conseil après l’appel.
10. Je réserverai 5 à 10 minutes pour résumer la réunion et déterminer quand la prochaine devrait être programmée.

Bien que le rôle de secrétaire du conseil d’administration soit souvent sous-estimé, il s’agit de l’une des positions les plus critiques au sein de toute entreprise.

Pour simplifier, un secrétaire organise les réunions de la manière la plus efficace possible et veille à ce que chaque membre du conseil agisse conformément aux statuts de l’organisation et aux politiques approuvées. Le rôle du secrétaire du conseil ne doit pas être négligé, car cela pourrait entraîner un dysfonctionnement du conseil et des pertes financières considérables.

Dans notre livre blanc, nous avons non seulement abordé les principales responsabilités, mais nous avons également dressé une liste des meilleurs outils pour la gestion du secrétariat. Alors dépêchez-vous de le lire et mettez-le dès maintenant en pratique !