Comparación de software de gestión de consejos de administración

Board software	Beschreibung
1. iDeals Board	El software de gestión de juntas directivas iDeals es compatible con diversos sistemas operativos, aunque está especialmente diseñado para usuarios de iPad. Esta aplicación para reuniones de la junta directiva permite la sincronización de datos tan pronto como se establece una conexión a Internet. Una de las ventajas de iDeals como proveedor de board portal software es que puede instalarse como una aplicación en los dispositivos o directamente en la nube mediante Microsoft Azure. Lee más
2. Diligent	El software de dirección de Diligent ofrece una poderosa combinación de herramientas de análisis para la junta directiva, destinadas a examinar informes y extraer información valiosa. Ofrece una visión precisa de cuándo y cómo los usuarios acceden a los documentos de negocios. Además, cuenta con una excelente herramienta de búsqueda que permite encontrar el documento necesario con tan solo unos clics.
3. eShare	eShare es un proveedor exclusivo de software para reuniones de junta que tiene como objetivo impulsar la eficiencia de las empresas. Con la ayuda de una virtual data room, los directores y gerentes pueden gestionar exitosamente su funcionamiento. Es un board software que facilita la administración de la entidad con socios internacionales.
4. Azeus Convene	Azeus Convene destaca por ser accesible y completo, desarrollado por el reconocido proveedor de servicios informáticos, Azeus. Ofrece todas las herramientas esenciales para la colaboración y la gestión de documentos en las reuniones de la junta, con notificaciones push y la capacidad de realizar votaciones.
5. iBabs	iBabs es uno de los principales software de gestión de Europa, región donde se ubican sus servidores. Entre los clientes de este proveedor se incluyen numerosas instituciones financieras, lo que asegura a los nuevos usuarios que se beneficiarán de los más altos estándares de seguridad.

¿Qué es un portal para juntas directivas?

Un portal para juntas directivas, también conocido como software de gestión de consejos de administración, es una herramienta digital diseñada para simplificar las reuniones de la junta directiva y mejorar su eficiencia. Inicialmente, se desarrolló para permitir que el comité ejecutivo planificara de manera efectiva el desarrollo estratégico de la empresa y discutiera temas importantes.

En la actualidad, el board of directors software no solo es utilizado por los ejecutivos de alto nivel de la organización, sino que también está disponible para todos los miembros del equipo. Esto les permite celebrar reuniones, compartir documentos relevantes, establecer objetivos para un período específico de tiempo, definir tareas y supervisar su ejecución.

¿Cómo elegir un software de gestión de juntas directivas?

Al elegir un proveedor de software de gestión de junta directiva, es fundamental asegurarse de que las características ofrecidas satisfagan las necesidades específicas de su empresa. Esto es válido para negocios de cualquier tamaño, ubicación geográfica y sector industrial. Aquí le presentamos seis pasos para seleccionarlo acertadamente:

• Defina las necesidades de su empresa. ¿Quiénes utilizarán el portal? ¿Con qué frecuencia se utilizará? ¿Qué procesos debe incluir el board management software?
• Identifique las características esenciales para la gestión de reuniones de la junta directiva que su empresa utilizará con regularidad, como votaciones en tiempo real, intercambio de documentos, elaboración de minutas, entre otras.
• Establezca un presupuesto de inversión en un portal para juntas directivas que su empresa esté dispuesta a asumir.
• Elabore una lista de los mejores portales para juntas directivas que cumplan con los criterios establecidos en los tres puntos anteriores.
• Reduzca la lista a los 10 principales proveedores y recopile información adicional sobre ellos, incluyendo opiniones sobre los board portal software en foros, redes sociales y otras plataformas. Compárelos en función de las opiniones de los clientes.
• Seleccione los tres mejores portales para juntas directivas, contacte a sus representantes y regístrese para obtener una versión de prueba gratuita que le ayude a determinar cuál se adapta mejor a sus necesidades.

Dedique tiempo a crear listas, recopilar opiniones de clientes del proveedor y evaluar paso a paso la efectividad de la solución elegida. Esto es crucial, especialmente para las grandes empresas, ya que deben capacitar a una gran cantidad de empleados, por lo que un error podría resultar en horas de trabajo desperdiciadas.

Criterios de selección para portales de junta directiva:

Un portal para juntas directivas es una herramienta de colaboración versátil que, si se elige adecuadamente, puede mejorar la eficiencia y facilitar el trabajo, tanto para la junta directiva como para los empleados. Estos tres criterios son esenciales al momento de seleccionar una solución de board meeting software:

1. Opciones de implementación del software para la gestión de juntas directivas:

• Portal para juntas directivas como servicio (SaaS):

El SaaS permite acceder al software de gestión de reuniones de la junta directiva a través de Internet según sus necesidades. Los usuarios pagan solo por los espacios que utilizan, sin necesidad de instalar un software específico ni adquirir licencias individuales.

• Portal para juntas directivas autoalojado:

Una alternativa al SaaS es un software de portal para juntas directivas autoalojado. Con esta opción, la empresa tiene pleno control sobre el software de gestión de la junta directiva. Cada usuario del sistema necesita un portal separado que interactúa con una base de datos común, almacenada en los servidores de la empresa.

2. Relación entre el retorno de la inversión (ROI) y las características del software para juntas directivas

Determinar cómo se establecen los precios de los portales para juntas directivas puede ser un desafío al contemplar la digitalización de los procesos. Por lo tanto, es esencial que los directores comprendan cómo una board portal app puede mejorar la eficiencia de toda la organización y reducir costos.

Un conjunto de herramientas de colaboración como ésta, ayuda a los miembros del consejo y a los administradores a aprovechar su valioso tiempo de manera más eficaz. Al mismo tiempo, los documentos físicos de la junta directiva son reemplazados por sus equivalentes digitales, lo que elimina una serie de gastos tradicionalmente asociados con las reuniones.

Otro factor clave a considerar es cómo los proveedores determinan los costos finales en función de las características y los servicios específicos que ofrecen. Cada junta directiva necesita su propio conjunto de herramientas de portal, así que tiene sentido pagar solo por aquellas que son necesarias.

Comparar las características de los portales para juntas directivas puede ayudar a determinar qué herramientas, según el valor que aporten a cada junta directiva, justifican la inversión.

3. Nivel adecuado de seguridad para un software de gestión de junta directiva

La seguridad es un aspecto imprescindible al seleccionar un portal para la junta directiva. El nivel requerido para cada software está estrechamente relacionado con la naturaleza de las actividades de la organización. Para muchos consejos, las características básicas de seguridad son suficientes. Estas incluyen:

• Autenticación de acceso a usuarios de múltiples niveles.
• Encriptación de datos durante la transmisión y el almacenamiento.
• Niveles de acceso de usuarios gestionables.
• Marcas de agua en documentos y otros.

Por otro lado, algunas juntas directivas requieren soluciones más avanzadas para manejar documentos confidenciales, como información médica de pacientes o datos de empleados. En estos casos, el board governance software debe proporcionar lugares de almacenamiento físico certificados, implementar medidas avanzadas de protección contra desastres y permitir que el cliente gestione la encriptación.

Para evaluar adecuadamente los requisitos de seguridad técnica para el software de gestión de junta directiva, es importante considerar dos factores:

1. El nivel general de confidencialidad de los documentos en el portal.
2. La cantidad de control requerida por el usuario.

Principales ventajas de usar un software de gestión de junta directiva

La ventaja principal de utilizar un software de gestión de juntas directivas para las reuniones del consejo, es que el sistema tiene la capacidad de estructurar las reuniones virtuales.

Aquí tiene una breve lista de las ventajas que ofrece una sala virtual de reuniones:

1. Comunicación fluida y facilidad de uso. Con un portal para juntas directivas, los miembros del consejo pueden colaborar de manera eficiente en la dirección estratégica y la planificación táctica.
2. Mejora de la seguridad de los datos y la confidencialidad. Otra ventaja del portal es la seguridad de los datos. Todas las reuniones del consejo en línea están protegidas por protocolos de cifrado avanzados, lo que hace que el acceso a eventos o documentos por parte de terceros sea prácticamente imposible.
3. Gestión y control de usuarios. Los board meeting software modernos permiten a los miembros de la junta gestionar distintos espacios de reunión, así como carpetas y directorios de documentos. También brindan la posibilidad de compartir accesos específicos con usuarios seleccionados o de forma global.
4. Acceso a las herramientas adecuadas. Facilita la gestión del orden del día, de elementos como notas, documentos, discusiones, votaciones y la elaboración de las actas de las reuniones del consejo.
5. Establecimiento y control de objetivos. La herramienta de definición de objetivos puede programar recordatorios para organizar mejor el proceso.

El uso de un portal para juntas directivas facilita en gran medida la estructuración de las reuniones virtuales del consejo, lo que permite una comunicación fluida, una mayor seguridad de los datos, una gestión eficiente de los objetivos y de las respectivas herramientas para alcanzarlos.

9 pasos para mejorar las reuniones virtuales del consejo utilizando portales para juntas directivas

Existe un flujo de trabajo que permite a una empresa gestionar las reuniones virtuales del consejo de la manera más eficiente posible. Este proceso se basa en las experiencias de otras entidades que ya utilizan un software de gestión. Considere aplicar estos 9 pasos para mejorar las reuniones virtuales del consejo en su organización, mediante el uso de un board portal:

1. Automatice la planificación y las notificaciones de las reuniones regulares.
2. Asegúrese de que todos los participantes sean invitados y tengan acceso a los documentos necesarios.
3. Establezca la planificación y el orden del día para que los participantes puedan presentar sus informes en el momento adecuado.
4. Utilice el generador de informes para automatizar el proceso y ahorrar tiempo.
5. Active el vídeo y pida a los participantes que hagan lo mismo, para aumentar la participación e interacción entre los miembros del consejo.
6. Configure registros de notas automatizados.
7. Establezca votaciones en vivo. Esto ayudará a tomar decisiones y registrarlas rápidamente.
8. Convierta las decisiones en tareas reales dentro del software de gestión del consejo.
9. Recopile comentarios sobre la reunión una vez que haya concluido y analice todos los problemas que hayan surgido. Si lo considera necesario, actualice este proceso para ajustarlo a las necesidades de su empresa.

Gestionar las reuniones del consejo online ofrece muchas ventajas. La implementación de prácticas sencillas de gestión de reuniones facilita su incorporación en la vida diaria de la empresa. Solo tiene que probarlas para verificar lo útiles que pueden ser.

Cómo simplificar la gestión de las reuniones del consejo en un portal para juntas directivas

El uso de un online board portal mejora significativamente la experiencia en las reuniones del consejo y de todos los equipos de trabajo en cada etapa, desde la preparación hasta la realización, pasando por la toma de decisiones, la implementación de resoluciones y la gestión de las tareas.

Veamos cómo un software de gestión de reuniones del consejo puede mejorar cada etapa:

1. Orden del día para las reuniones del consejo

• Plantillas listas para usar. Cree una agenda sólida desde cero o adapte una de las plantillas disponibles en el portal virtual, simplificando el uso del software para que sea lo más sencillo posible.
• Colaboración fluida en equipo. Asigne puntos de la agenda a miembros específicos, establezca horarios para intervenciones individuales y discusiones en equipo. Involucre a los trabajadores de manera creativa utilizando las aplicaciones ‘todo en uno’ para reuniones del consejo. Estas herramientas ofrecen una amplia gama de funcionalidades que facilitan la colaboración en equipo, la organización y la preparación de documentos.
• Seguridad completa. El software de gestión del consejo tiene la función de proteger información confidencial con carpetas restringidas, la medida ideal para compartir archivos de manera segura.
  

2. Actas para las reuniones del consejo

• Registro sencillo. Los intervalos de tiempo programados simplifican la redacción detallada de las actas. Realice esta tarea con precisión, utilizando las herramientas de gestión de reuniones del consejo, incluidas en la mayoría de las soluciones de software.
• Compartir archivos de manera conveniente. Otorgue acceso a documentos clave. Asegúrese de que las actas estén disponibles para los miembros de su equipo y las partes interesadas con solo unos clics.
• Creación de documentos interactivos. El software de gestión del consejo le permite crear documentos interactivos con la agenda y las actas. Puede enviarlos fácilmente por correo electrónico a los participantes y a los miembros del equipo que estuvieron ausentes.

3. Votaciones durante las reuniones de la junta directiva

¿Están todos los directores disponibles para la reunión de la junta directiva? Asegúrese de consultar con ellos para seleccionar un horario y fecha que les sea conveniente y les permita asistir.

• Preparación de las votaciones. Prepárese para las votaciones con antelación y comparta los detalles con sus colegas en el orden del día. De esta manera, estarán listos para lo que viene y tendrán tiempo de considerar todos los temas.
• Activación del voto anónimo. Utilice el voto anónimo para evitar situaciones incómodas y obtener respuestas honestas sobre temas sensibles.
• Recopilación y análisis de los comentarios. Recopile comentarios utilizando votaciones y encuestas virtuales. Para una mejor organización, puede iniciar este proceso en la junta directiva o en su propio equipo de trabajo.

La distancia ya no es un obstáculo cuando se utilizan los portales virtuales de reuniones de la junta directiva. Mantenga a todos en el camino correcto y permítales participar en las decisiones, incluso si están enfermos, fuera de la ciudad o atrapados en el tráfico.

4. Decisiones de la junta directiva

• Firma electrónica conveniente. Cargue un documento o créelo incluso durante la reunión. Luego envíelo a quien corresponda para que lo firme electrónicamente.
• Gestor de tareas integrado. Convierta las decisiones en tareas y gestiónelas fácilmente con esta funcionalidad.
• Notificaciones automáticas. Configure las fechas límite y designe a los responsables de cada asignación una vez que se haya tomado la decisión. Podrá supervisar el progreso de los objetivos mediante notificaciones automáticas.

Los softwares de gestión de reuniones de la junta directiva le permiten ahorrar tiempo, ya que no tendrá la necesidad de integrar otras herramientas multimedia en su flujo de trabajo. De esta manera, los equipos pueden enfocarse en cumplir con sus tareas esenciales.

Gestión de documentos en la sala de reuniones virtual

La sala de reuniones virtual permite a individuos, equipos y empresas gestionar de manera eficiente uno o varios documentos, facilitando procesos como los siguientes:

• Intercambiar documentos rápido y con seguridad dentro de la empresa.
• Proporcionar acceso online y sin conexión a directores y a todas las partes interesadas, desde cualquier ubicación.
• Distribuir materiales entre los participantes de las reuniones y actualizarlos según sea necesario.
• Facilitar la comunicación entre los gestores y los directores.
• Corregir errores: ya no es necesario desperdiciar más papel.
• Ahorrar tiempo y costos relacionados con el uso del papel.
• Permitir que el asistente se concentre en las necesidades de los participantes, en lugar de gestionar tareas relacionadas con el uso del papel.

Sin papel, práctico y respetuoso con el medio ambiente

Imagine esta escena: su oficina está ordenada y libre de papeles. Todos los documentos están en su ordenador portátil. ¿No suena excelente?

Aunque no podemos eliminar por completo los documentos en físico, compartirlos y revisarlos en línea es mucho más conveniente y seguro que trabajar con versiones impresas. Por esta razón, la gestión de documentos de la junta directiva es una característica muy apreciada en los portales. Si desea obtener más información, puede consultar ejemplos de documentos de la junta directiva en nuestra página principal.

Cargue varios documentos a la vez, organice los archivos en carpetas y modifique los permisos de acceso para diferentes grupos de usuarios. De esta manera, estará contribuyendo a salvar la vida de un árbol cada año.

Seguridad, privacidad y simplicidad garantizadas

Los portales para juntas directivas ofrecen funciones de seguridad esenciales que no están disponibles en los servicios de intercambio de correos electrónicos y datos personales. Las reuniones online son de fácil acceso para los usuarios autorizados y cuentan con medidas de seguridad, como el cifrado, que hacen que sea difícil para las personas no autorizadas acceder a la información.

¿Necesita firmar electrónicamente algunos documentos? Ya no es necesario pagar costos adicionales por herramientas de software de terceros. Puede cargar el documento durante la reunión en línea de la junta o crearlo y enviarlo simultáneamente a sus colegas para obtener una firma electrónica.

Al utilizar un software para gestionar sus tareas administrativas, podrá ahorrar tiempo y liberar su mente para concentrarse en soluciones creativas, en tareas complejas y en la toma de decisiones importantes.

Comparación de los mejores portales para juntas directivas

En Board-room.org proporcionamos comparaciones electrónicas detalladas de los portales para juntas directivas, basadas en diversos análisis de mercado, realizados regularmente por nuestros equipos internos de investigación y control de calidad.

Al evaluar a cada proveedor de software para juntas directivas, consideramos el panorama competitivo, los avances tecnológicos, las necesidades de los clientes, las políticas de precios y las condiciones regulatorias.

Board-room.org establece las mejores clasificaciones de portales para juntas directivas en línea, a través de evaluaciones y pruebas sistemáticas de los siguientes criterios:

• Condiciones de la empresa. Posición en el mercado, historial operativo y reputación en línea.
• Funcionalidades del software. Características de seguridad, facilidad de uso y capacidades para las reuniones de la junta directiva.
• Servicio al cliente. Calidad del servicio al cliente, asistencia en la implementación y soporte técnico.
• Satisfacción de los usuarios. Casos de uso, historial de opiniones y otros parámetros de retroalimentación en línea.
• Datos de precios. Relación calidad-precio de los planes con sus respectivos costos e información específica sobre versiones de prueba gratuitas.

Comparación de las funcionalidades de los portales para juntas directivas

Board-room.org ha creado numerosas evaluaciones de software para juntas directivas y ha analizado más del 90% de los portales disponibles en el mercado. Sobre el proceso específico de las reuniones de la junta directiva, los resultados de nuestra investigación señalan que los directores y usuarios frecuentes valoran especialmente las siguientes características:

• Creación de agendas (38%)
• Gestión de votaciones (80%)
• Gestión de documentos de la junta directiva (95%)
• Controles de acceso/permisos (100%)
• Gestión de actas (85%)
• Gestión del calendario (80%)
• Biblioteca de documentos (76%)
• Gestión de participantes (61%)
• Software de colaboración (95%)
• Firma electrónica (90%)

También calculamos una evaluación promedio que oscila entre el 0% y el 100% para las funcionalidades de los software para juntas directivas de cada proveedor. Además, clasificamos los portales con mejores prácticas de gobernanza según sus funcionalidades. Debido a que la calidad de estas varía entre los proveedores, las clasificaciones también son diferentes en consecuencia.

Board Software:	Principales características:	Ideal para:
iDeals Board	Optimización del flujo de trabajo Documentos y comunicación Seguridad Creación de agendas Gestión de actas Firma electrónica	Brindar la mejor experiencia en gestión de reuniones.
Diligent	Preparación de reuniones Herramientas de análisis Gestión de medidas realizables Firma electrónica	Hacer análisis profundos de la eficacia del flujo de trabajo
eShare	Gestión centralizada Control de acceso avanzado Colaboración en tiempo real Sincronización automática Compatibilidad multiplataforma	Obtener seguridad documental avanzada y una colaboración orientada al cumplimiento.
Azeus Convene	Integraciones de vídeo Acceso a través de diferentes plataformas Colaboración Firma electrónica	Crear plantillas personalizadas a través de una interfaz de arrastrar y soltar
iBabs	Gestión de reuniones Distribución de documentos Anotaciones digitales Gestión de votos Acceso sin conexión Firma electrónica	Enfocarse en la gestión optimizada de reuniones, anotaciones digitales y opciones flexibles de acceso sin conexión a documentos.

¿Quiénes utilizan con más frecuencia los portales para juntas directivas?

Los portales para juntas directivas son utilizados con mayor frecuencia por organizaciones sin fines de lucro (81%), lo que posiciona en el primer lugar de la lista a los board management software for nonprofits. Le siguen las empresas comerciales (68%), mientras que las agencias gubernamentales son los usuarios menos recurrentes (37%).

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cuáles son las tarifas de los software para juntas directivas?

El costo del servicio de los software para juntas directivas y consejos administrativos varía según distintos factores. La mayoría de los proveedores basan sus tarifas en el número de usuarios, lo que significa que cada nuevo usuario tiene un costo adicional para el cliente. En ocasiones, los proveedores ofrecen descuentos, por ejemplo, a partir del usuario número 101. La mayoría también pone a disposición una versión de prueba gratuita, que permite a los clientes potenciales usar el producto durante 30 o 60 días antes de cerrar un contrato.

¿Por qué es recomendable utilizar un software para reuniones de la junta directiva?

Utilizar un software para las reuniones de la junta directiva implica realizarlas sin el uso del papel, lo que reduce significativamente la carga de trabajo. Además, los datos están protegidos con medidas estrictas de seguridad, evitando que terceros obtengan acceso a ellos. También funciona como un software de agenda que permite programarlas y organizarlas. Gracias a esta planificación virtual, los secretarios nunca se pierden puntos importantes y hay herramientas para controlar los usuarios, los accesos y los proyectos. Los miembros con permisos de administrador pueden revisar informes de actividad en cualquier momento, para mantenerse actualizados y preparar la gestión en otras áreas.

¿Cuál es la situación actual del mercado de los portales para juntas directivas?

El mercado global de estos softwares está en crecimiento. El aumento de la popularidad de las reuniones virtuales ha sido posible gracias al desarrollo en tiempo récord de las tecnologías basadas en la nube. Esto no solo ha permitido a las empresas utilizar soluciones SaaS o autohospedadas, sino también crear productos internos en línea. El único problema que las soluciones autohospedadas y personalizadas aún no han logrado resolver es la seguridad: son mucho más vulnerables a ataques de intermediarios que las plataformas SaaS protegidas.

Esto ha provocado la aparición de soluciones de seguridad blindadas contra ciberataques. El mercado global de los portales para juntas directivas se estimó en 2,48 mil millones de dólares estadounidenses en 2018 y se espera que alcance los 10,43 mil millones para 2026. También se estima que avance a una tasa de crecimiento anual compuesta del 20,15% entre 2019 y 2026, según Verified Market Research. Una cifra que se aceleraría aún más debido a las consecuencias de la pandemia.