Plantilla de actas de la junta directiva: 3 razones por las que necesita una

Como miembro de la junta directiva, es probable que ya reconozca la importancia de las actas de la reunión. Después de todo, las actas resaltan todos los puntos clave discutidos, las mociones propuestas y las tareas que deben realizarse después de una reunión de la junta.

En esencia, las actas de reuniones le ayudan a mantener un registro completo de cada reunión que tenga.

Por lo tanto, para asegurarse de que usted y su junta estén aprovechando al máximo las actas de reunión, necesita hacer un esfuerzo adicional en su registro. ¡Por suerte para usted, existen las plantillas para actas de reunión que hacen esta tarea más fácil!!

¿Por qué utilizar una plantilla de acta de reunión?

Pero primero, profundicemos en el uso del acta de reunión. Lo que necesita entender es que las actas de reuniones de la junta no son solo un registro para uso personal, de hecho, poseen una gran variedad de beneficios, como los siguientes:

• Son un registro legal. El contenido de las actas de reunión aprobadas es legalmente ejecutable. Son documentos que pueden ser citados, lo que significa que los miembros de la junta podrían ser considerados responsables en caso de una demanda. Entonces, es mejor tratar las actas de reunión como un registro legal válido desde el principio.
• Pueden atraer a inversores. Las actas de reunión de la junta se pueden proporcionar como prueba de progreso a patrocinadores potenciales y a cualquier persona que busque invertir en su empresa. Si se registran de manera efectiva, pueden reflejar la eficiencia y la competencia de su junta directiva.
• Son el plan para futuras decisiones. Pensar en un formato de acta de reunión como un plan es útil, ya que eso es exactamente lo que representa para futuros proyectos. Pueden ser tratadas como una fuente de referencia que consolida todos los temas importantes de los proyectos por venir.

La clave es que las actas de reunión de la junta representan más que simples notas, son esencialmente un punto de referencia multifuncional para eventos futuros relacionados con los directivos.

Sin embargo, todos los beneficios mencionados anteriormente dependen de una cosa: la capacidad de tomar actas de reuniones coherentes, bien organizadas y efectivas. Y ahí es donde entra en juego una plantilla para acta de reunión.

Plantillas para actas de reunión de la junta directiva

La mejor manera de asegurarse de que las actas sean adecuadas y claras es seguir un modelo de acta de reunión estándar.

Pese a que la naturaleza de las minutas varía de reunión en reunión, seguir una plantilla establecida le ayudará a mantener sus registros consistentes. Además, utilizarla le ahorrará tiempo y esfuerzo y también le permitirá centrarse principalmente en qué registrar, en lugar de cómo hacerlo.

Es importante tener en cuenta que un modelo de actas de reunión varía de un consejo de administración a otro. Para mostrar cómo se ve un modelo eficaz, le hemos preparado un ejemplo.

Cómo las actas de reunión pueden ayudar con una resolución de la junta directiva

Tenga en cuenta que las mejores plantillas de actas de reuniones de la junta, como las adjuntas arriba, son las que incluyen todas las decisiones de los miembros. Cuanto más completa sea la plantilla en términos de registro de información, más útil será.

Es ahí donde entran en juego las herramientas en línea para actas de reunión. Le proporcionan plantillas efectivas que pueden ayudarlo a sacar el máximo provecho de sus reuniones de la junta.

Una herramienta en línea para actas de reunión puede ayudarlo a:

• Establecer objetivos para la reunión
• Crear una agenda de reunión
• Seguir una línea de tiempo para sus decisiones
• Automatizar procesos y reducir errores
• Asegurar una colaboración efectiva en los puntos de discusión y las minutas de las reuniones
• Asignar tareas entre los miembros
• Obtener una retroalimentación completa de los participantes

Cuando se logran estos aspectos, se facilita a los miembros de la junta votar y tomar decisiones, tanto en el presente como en el futuro. Por lo tanto, si planea mejorar los procesos de toma de decisiones de su junta directiva y asegurarse de que cada miembro tenga una participación equitativa en la productividad de una reunión, una herramienta en línea para una plantilla de actas de reunión es la solución óptima.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hacer las actas en una reunión de la junta directiva?

Puede hacer las actas a mano o escribir en un ordenador. Si su empresa utiliza un software para reuniones de la junta directiva, implemente una plantilla uniforme que pueda completar fácilmente en tiempo real.

¿Cuál es la mejor manera de registrar las actas de una reunión de la junta directiva?

El enfoque ideal para registrar las actas es ser conciso y específico. El mejor formato se verá como una serie de puntos debajo de cada tema de discusión. Evite hacer citas textuales e incluir documentos completos. Las transcripciones literales pueden complicar posibles litigios, mientras que los informes y otros archivos se pueden adjuntar a las actas.

¿Cómo redactar las actas de reunión de la junta directiva utilizando una plantilla?

Asegúrese de que su plantilla tenga todos los elementos necesarios según la política de su empresa. La estructura tradicional de las actas de reuniones incluye:

• Ubicación, fecha y hora
• Asistencia en orden jerárquico o alfabético
• Tema de discusión con el nombre del presentador y el tiempo asignado
• Bajo cada tema, anote el resumen de la discusión, las conclusiones, las tareas con sus miembros asignados y los plazos y las notas.

¿Puedo usar una plantilla para elaborar las actas de la junta directiva?

Sí, usar una plantilla puede acelerar y simplificar significativamente la preparación de la reunión y permitirle centrarse en otras tareas administrativas. Solicite a su proveedor de software para reuniones de la junta directiva una muestra de plantilla y asegúrese de que puede modificarla según las preferencias de su empresa.