Top Board Portal Software

Was ist ein Board Portal?

Ein Vorstandsportal ist definiert als digitales Werkzeug, das Vorstandssitzungen vereinfacht und deren Effizienz verbessert. Ein Vorstandsportal wird auch als  Sitzungsmanagement Software bezeichnet. Ursprünglich wurden solch ein Online Board portals entwickelt, damit ein  Vorstandsgremium die strategische Entwicklung eines  Unternehmens effektiv planen oder kritische Themen diskutieren konnte .

Heutzutage kann eine solche Board Meeting Management Software nicht nur von Führungskräften auf Vorstandsebene genutzt werden, sondern von allen Mitgliedern eines  Teams, um Sitzungen durchzuführen, relevante Dokumente zu teilen, Ziele für einen bestimmten Zeitraum festzulegen, Aufgaben zu definieren und deren Ausführung zu kontrollieren.

Wie wählt man eine Vorstandsverwaltungssoftware aus?

Bei der Auswahl eines Anbieters für Vorstandsverwaltungssoftware sollten Sie darauf achten, ob die angebotenen Funktionen den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Das ist sehr wichtig für Unternehmen jeder Größe, aus jedem Land oder jeder Branche.  Es gibt sechs Schritte, die Sie bei der Auswahl einer Vorstandsverwaltungssoftware beachten sollten.

• Definieren Sie Ihre Geschäftsbedürfnisse. Wer wird das Vorstandsportal nutzen? Wie oft wird das Unternehmen das Vorstandsportal nutzen? Welche Prozesse soll die Software abdecken?
• Identifizieren Sie die Funktionen einer Board Governance Software , die Ihr Unternehmen häufig nutzen wird: Live-Abstimmung, Dokumentenaustausch, Sitzungsprotokolle usw.
• Legen Sie einen Budgetbereich fest, den Ihr Unternehmen in ein solches Digital Board Portal investieren möchte.
• Erstellen Sie eine Liste der besten Board Portals, die die Punkte 1-3 erfüllen.
• Verkürzen Sie die Liste auf die besten 10 Anbieter und sammeln Sie zusätzliche Daten über das Online Board Portal in Form von Bewertungen in Foren, sozialen Medien und auf anderen geeigneten Plattformen. Vergleichen Sie Vorstandsverwaltungssoftware anhand von Kundenfeedback.
• Wählen Sie die drei besten Vorstandsportale aus, sprechen Sie mit den Anbietern und melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an, um herauszufinden, welches Board Portal am besten  Ihren Bedürfnissen entspricht.

Nehmen Sie sich also Zeit, erstellen Sie Listen, suchen Sie nach Nutzer-Erfahrungen aus erster Hand und bewerten  Sie die Effizienz der gewählten Lösung. Dies ist besonders wichtig für große Unternehmen mit  vielen Mitarbeitern die geschult werden müssen- was im Falle eines Scheiterns zu hohen Kosten durch   verschwendete Arbeitsstunden führen kann.

Kriterien zur Auswahl von Board-Portalen:

Ein Vorstandsportal ist ein universelles Kollaborationstool, dass sowohl dem Vorstand als auch den Mitarbeitern mehr  Bequemlichkeit bieten kann – vorausgesetzt, Sie schaffen es, die richtige Wahl zu treffen. Im Folgenden sind die drei Kriterien aufgeführt, die bei der Auswahl einer Vorstandsportal-Lösung berücksichtigt werden sollten:

1. Bereitstellungsoptionen der Vorstandsportal-Software

• SaaS-Vorstandsportal

SaaS ermöglicht den Zugriff auf die Vorstandssitzungssoftware bei Bedarf über das Internet. Bei diesem Software Pricing Planzahlt der Benutzer nur für die tatsächlich genutzten Plätze, ohne dass eine spezielle Vorstandssoftware installiert oder individuelle Lizenzen erworben werden müssen.

• Selbst gehostetes Vorstandsportal

Eine Alternative zu SaaS ist eine gehostete Vorstandsportal-Software. Bei dieser Herangehensweise besitzt ein Unternehmen die Vorstandssoftware vollständig: Jeder Benutzer des Systems benötigt ein separates Vorstandsportal, das mit einer gemeinsamen Datenbank interagiert, die wiederum ebenfalls auf den Servern des Unternehmens gespeichert ist.

2. ROI-Korrelation zu Vorstandssoftware-Funktionen

Das Board Software pricing stellt oft ein Hindernis für eine Entscheidung zur Digitalisierung des Vorstands dar. Deshalb müssen die Direktoren verstehen, wie eine Board of DirectorsSoftware die gesamte Organisation und den Betrieb optimieren und Kosten reduzieren kann.

Eine Reihe von Vorstandskollaborationstools hilft Vorstandsmitgliedern und Administratoren, ihre wertvolle Zeit effektiver zu nutzen. Gleichzeitig werden die physischen Vorstandsmaterialien durch ihre digitalen Pendants ersetzt, was einen gesamten Bereich traditioneller mit Sitzungen verbundener Ausgaben eliminiert.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der berücksichtigt werden muss, ist, wie Vorstandsportal-Anbieter die endgültigen Kosten anhand der bestimmten Funktionen und Dienstleistungen festlegen. Jeder Vorstand benötigt einen eigenen Satz von Vorstandsportal-Instrumenten, und es macht Sinn, nur für die wirklich notwendigen zu bezahlen.

Vergleiche der Vorstandsportal-Funktionen können dabei helfen, zu ermitteln, welche Werkzeuge, je nachdem wie wertvoll sie für den jeweiligen Vorstand sind einzuführen, und eine Investition wert sind.

Angemessenes Sicherheitsniveau von Boardroom Software Sicherheit ist bei der Auswahl eines Vorstandsportals unerlässlich. Das erforderliche Sicherheitsniveau jeder Vorstandssitzungsverwaltungssoftware steht jedoch in direktem Zusammenhang mit der Art der Tätigkeit der Organisation. Für viele Vorstände sind grundlegende Funktionen zur Datensicherheit vollkommen ausreichend. Dazu gehören:

• Mehrstufige Authentifizierung
• Datenverschlüsselung während der Übertragung und Speicherung
• Verwaltbare Benutzerzugriffsebenen
• Dokumenten-Wasserzeichen und andere

Viele Vorstände benötigen fortschrittlicheLösungen für die Verarbeitung hochsensibler Dokumente wie beispielsweise medizinische Patienteninformationen oder Mitarbeiterdaten. In solchen Fällen muss die Vorstandsportal-Software zertifizierte physische Speicheranlagen, ausgeklügelte Katastrophenschutzmaßnahmen und kundenverwaltete Verschlüsselung bieten.

Um die technischen Sicherheitsanforderungen für die Vorstandsverwaltungssoftware korrekt zu bewerten, ist es wichtig, zwei Faktoren zu berücksichtigen:

1. Das Gesamtniveau der Vertraulichkeit von Dokumenten im Portal
2. Das erwartete Level  der  Benutzerkontrolle

Hauptvorteile der Verwendung von Vorstandssoftware

Der Hauptvorteil einer Board Reporting Software besteht darin, dass sie virtuelle Vorstandssitzungen strukturiert.

Hier ist eine kurze Liste der Vorteile, die der virtuelle Sitzungsraum bietet:

1. Reibungslose Kommunikation und Benutzerfreundlichkeit. Mit einem Vorstandsportal können Vorstände effektiv in strategischer Führung und taktischer Planung zusammenarbeiten.
2. Verbesserte Datensicherheit. Ein weiterer Vorteil des Vorstandsportal ist die Datensicherheit. Alle Online-Vorstandssitzungen sind durch fortschrittliche Verschlüsselungsprotokolle geschützt, die es Dritten unmöglich machen, auf Ereignisse oder Dokumente zuzugreifen.
3. Benutzerverwaltung und -kontrolle. Moderne Board Portals ermöglichen es Vorstandsmitgliedern, verschiedene Besprechungsräume sowie Dokumentenordner und -verzeichnisse zu verwalten; sie können granularen Zugriff für ausgewählte Benutzer oder auch auf Massenbasis teilen.
4. Zugang zu den richtigen Werkzeugen. Einfache Verwaltung von Tagesordnungen, Notizen, Dokumenten, Diskussionen, Abstimmungen und Vorstandssitzungsprotokollen.
5. Zielsetzung und Kontrolle. Das Aufgabensetzungs-Tool kann Erinnerungen setzen, um den Prozess besser zu organisieren.

Die Nutzung eines Vorstandsportals bietet klare Vorteile für die Strukturierung von virtuellen Vorstandssitzungen und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation, verbesserte Datensicherheit sowie eine effektive Verwaltung von Werkzeugen und Zielen.

Neun Schritte zur Verbesserung von Online-Vorstandssitzungen mithilfe von Vorstandsportalen

Es gibt einen Arbeitsablauf, der es einem Unternehmen ermöglicht, virtuelle Vorstandssitzungen so effizient wie möglich zu verwalten. Dieser Arbeitsablauf für die Vorstandssitzungsverwaltung basiert auf den Erfahrungen von Unternehmen, die täglich eine Vorstandssoftware aktiv nutzen. Hier sind neun Schritte, wie Ihr Unternehmen Online-Vorstandssitzungen mithilfe von Vorstandsportalen verbessern kann:

1. Automatisieren Sie die Planung von Meetings und Benachrichtigungen für regelmäßige Sitzungen.
2. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer eingeladen sind und Zugang zu den erforderlichen Dokumenten haben.
3. Legen Sie die Tagesordnung fest, damit jeder Teilnehmer seinen eigenen Zeitplan für Berichte hat.
4. Verwenden Sie den Protokoll-Builder, um den Prozess zu automatisieren und Zeit zu sparen.
5. Nutzen Sie Video, um das Engagement zu erhöhen.
6. Richten Sie automatisierte Notizenaufzeichnungen ein.
7. Richten Sie Live-Abstimmungen ein. Dies hilft, Entscheidungen schnell zu treffen und aufzuzeichnen.
8. Wandeln Sie Entscheidungen in reale Aufgaben innerhalb der Vorstandssoftware um.
9. Sammeln Sie nach dem Meeting Feedback zur Sitzung selbst, analysieren Sie alle Engpässe, die während des Meetings aufgetreten sind, und aktualisieren Sie dieses Rahmenwerk bei Bedarf, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Paperless Board Meetings Software bietet viele Vorteile. Einfache Prinzipien für die Sitzungsverwaltung helfen dabei, sie alle in den Geschäftsalltag zu integrieren. Probieren Sie einfach aus, ihnen zu folgen, und Sie werden sehen, wie nützlich Vorstandsoftware sein kann.

Wie man die Verwaltung von Vorstandssitzungen in einem Vorstandsportal vereinfacht

Ein virtuelles Vorstandsportal verbessert Ihre Erfahrung bei Vorstands- und Teamtreffen in jeder Phase – von der Vorbereitung bis zur eigentlichen Durchführung des Meetings, der Entscheidungsfindung, der Umsetzung von Beschlüssen und der Aufgabenverwaltung.

Schauen wir uns im Folgendeno an, wie Board Meeting Software Ihre Vorstandssitzungen in jeder Phase verbessert:

1. Tagesordnung für Vorstandssitzungen

• Fertige Vorlagen. Erstellen Sie eine Meeting-Agenda mit der Board Agenda Software von Grund auf oder passen Sie eine der sofort einsatzbereiten Vorlagen im virtuellen Vorstandsportal an. Auf diese Weise wird die Verwendung der Software zum Kinderspiel.
• Reibungslose Teamzusammenarbeit. Weisen Sie Ihre Tagesordnungspunkte Einzelpersonen zu. Ordnen Sie Zeitfenster für die Rede einzelner Personen und Teamdiskussionen zu. Binden Sie Ihr Team mit kreativen Praktiken in einer All-in-One-Board Portal App ein. Laden Sie Dokumente hoch, organisieren Sie sie und verteilen Sie sie an die ausgewählten Teammitglieder, damit sie sich im Voraus auf das Meeting vorbereiten können.
• Umfassende Sicherheit. In der Vorstandssoftware können Sie vertrauliche Informationen mit eingeschränkten Ordnern schützen, sodass Sie die Informationen immer sicher zwischen den Teilnehmern teilen können.

2. Protokollführung für Vorstandssitzungen

• Einfache Aufzeichnung. Mit den vorgesehenen Zeitfenstern wird die Aufzeichnung von detaillierten Protokollen einfach. Erledigen Sie dies präzise mit leicht zu bedienenden Vorstandssitzungsverwaltungstools, die in den meisten Vorstandssoftwarelösungen enthalten sind.
• Bequeme Freigabe. Stellen Sie die wichtigen Referenzpunkte bereit und machen Sie Aufzeichnungen für Ihre Teammitglieder und Stakeholder mit nur wenigen Klicks bequem zugänglich.
• Erstellung interaktiver Dokumente. Die Vorstandssoftware ermöglicht Ihnen die Erstellung interaktiver Dokumente mit Tagesordnung und Protokollen. Sie können sie leicht per E-Mail an die Teilnehmer senden sowie an diejenigen, die abwesend waren- mit nur einem Klick.

3. Abstimmungen in Vorstandssitzungen

Sind alle Direktoren für eine Vorstandssitzung verfügbar? Befragen Sie sie, um Zeit und Datum zu wählen, die jedem Teilnehmer passen.

• Vorbereitung von Abstimmungen. Bereiten Sie Abstimmungen im Voraus vor und teilen Sie sie mit Kollegen in einer Tagesordnung. Auf diese Weise sind sie bereit für das, was als Nächstes passiert, und haben Zeit, alles zu überdenken.
• Anonyme Abstimmung aktivieren. Verwenden Sie anonyme Abstimmungen, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden und ehrliche Antworten zu sensiblen Themen zu erhalten.
• Sammeln und Analysieren von Feedback. Sammeln Sie das Feedback mithilfe virtueller Abstimmungen und Umfragen. Um die Organisation zu verbessern, starten Sie entweder beim Vorstand oder im eigenen Team.

Entfernung ist kein Hindernis mehr mit virtuellen Vorstandssitzungsportalen. Halten Sie alle auf Kurs, ermöglichen Sie ihnen die Teilnahme an Entscheidungen, auch wenn sie krank, oder auf einer Geschäftsreise sind oder einfach nur in einem Stau feststecken.

4. Vorstandsbeschlüsse

• Bequeme E-Signatur. Laden Sie das Dokument hoch oder erstellen Sie es  zur Zeit des Meetings und senden Sie es Ihrem Kollegen zur Unterschrift.
• Integrierter Aufgabenmanager. Verwandeln Sie Beschlüsse in Aufgaben um, und verwalten Sie sie mühelos mit integrierten Aufgabenmanagern.
• Automatische Benachrichtigungen. Richten Sie Fälligkeitsdaten und Verantwortliche ein, nachdem der Beschluss gefasst wurde. Behalten Sie mit automatisierten Benachrichtigungen den Fortschritt der Aufgaben im Auge.

Vorstandssitzungssoftware spart Zeit, beseitigt die Notwendigkeit, viele verschiedene Medientools in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren, und ermöglicht es dem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wie man Dokumente im virtuellen Vorstandszimmer verwaltet

Das virtuelle Vorstandszimmer ermöglicht Einzelpersonen, Teams und Unternehmen, einfach mit einer oder mehreren Dokumenten zusammenzuarbeiten:

• Dokumente in Unternehmen schnell und sicher austauschen
• Direktoren und Stakeholdern von jedem Ort aus online und offline Zugriff zu bieten
• Materialien unter den Teilnehmern von Besprechungen zu verteilen und bei Bedarf zu aktualisieren
• Kommunikation zwischen Managern und Direktoren zu erleichtern
• Fehler korrigieren: Keine Notwendigkeit, ein weiteres Blatt Papier zu verschwenden
• Zeit und Kosten für Papier sparen
• Ihren Assistenten sich auf Ihre Bedürfnisse und die Bedürfnisse der Teilnehmer zu konzentrieren, anstatt Papierkram zu erledigen

Papierlos, bequem und umweltfreundlich

Stellen Sie sich vor: Ihr Schreibtisch ist sauber und leer- nur mit Ihrem Laptop mit allen gespeicherten Dokumenten. Klingt großartig, oder?

Natürlich können wir uns nicht völlig von Papierdokumenten abwenden. Das Teilen und Überprüfen von Dokumenten online ist jedoch viel bequemer und sicherer als die Arbeit mit gedruckten Versionen. Aus diesem Grund ist die Verwaltung von Vorstandsdokumenten eine sehr geschätzte Funktion von Vorstandsportalen. Falls Sie mehr erfahren möchten, können Sie viele Beispiele für Vorstandsdokumente finden.

Laden Sie mehrere Dokumente auf einmal hoch. Organisieren Sie Dateien in Ordner, Unterordner und Unter-Unterordner. Ändern Sie den Ordnerstatus, um verschiedenen Benutzergruppen Zugriff zu gewähren und retten Sie damit jedes Jahr einen Baum. 

Sicher, vertraulich und problemlos

Board Portals verfügen über all diese wichtigen Sicherheitsfunktionen, die E-Mail- und persönliche Datenaustauschdienste nicht bieten. Papierlose Vorstandssitzungen sind leicht zugänglich und schwer zu hacken. Administratoren können Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer einrichten und weitere Sicherheitsfaktoren wie Verschlüsselungen hinzufügen.

Müssen Sie einige Dokumente elektronisch unterschreiben? Keine Notwendigkeit, zusätzliche Kosten für Software-Tools von Drittanbietern zu zahlen. Laden Sie das Dokument einfach bei der Online-Vorstandssitzung hoch oder erstellen Sie es in der Sitzung und senden Sie es gleichzeitig an Ihre Kollegen zur elektronischen Unterschrift.

Sparen Sie Zeit und befreien Sie Ihren Geist für mehr kreative Lösungen, komplexe Aufgaben und eine bessere Entscheidungsfindung. Nutzen Sie alle integrierten Werkzeuge für Ihre täglichen Büroarbeiten.

Vergleich der Top-Vorstandsportale

Bei Board-room.org bieten wir detaillierte elektronische Vergleiche von Board-Portalen, die auf regelmäßigen Marktanalysen durch unsere internen Forschungs- und Qualitätsprüfungs-Teams beruhen.

Wir berücksichtigen die Wettbewerbslandschaft, technologische Fortschritte, Kundenbedürfnisse, Preispolitiken und regulatorische Bedingungen, während wir jeden Anbieter von Board-Software bewerten.

Board-room.org erstellt die Top-Rankings für Online-Board-Portals auf Grundlage systematischer Bewertungen und Tests der folgenden Kriterien:

• Geschäftsbedingungen. Marktposition, Betriebsgeschichte und Online-Ruf.
• Softwarefunktionen. Sicherheitsmerkmale, Benutzerfreundlichkeit und Fähigkeiten für Vorstandssitzungen.
• Kundenservice. Qualität des Kundenservice, Hilfe bei der Einführung und technische Unterstützung.
• Benutzerzufriedenheit. Anwendungsfälle, Ton, Menge, Häufigkeit im Laufe der Zeit und andere Parameter von Online-Bewertungen.
• Preisgestaltungsdaten. Qualität-Preis-Verhältnisse von Preisplänen und spezifische Angaben zu kostenlosen Testversionen. 

Vergleich nach Board-Portal-Funktionen

Board-room.org hat Dutzende von Softwarebewertungen für Vorstandsarbeit erstellt und über 90% der existierenden Board Portals  auf dem Markt analysiert. Unsere Forschungsergebnisse zeigen, dass Vorstandsadministratoren und regelmäßige Nutzer folgende Funktionen von Board Management Software bei Vorstandstreffen als besonders wertvoll erachten:

• Agenda-Erstellung (durchschnittliche Bewertung von 38%)
• Verwaltung von Abstimmungen (durchschnittliche Bewertung von 80%)
• Verwaltung von Vorstandsdokumenten (durchschnittliche Bewertung von 95%)
• Zugriffskontrollen/Berechtigungen (durchschnittliche Bewertung von 100%)
• Protokollverwaltung (durchschnittliche Bewertung von 85%)
• Kalenderverwaltung (durchschnittliche Bewertung von 80%)
• Dokumentenbibliothek (durchschnittliche Bewertung von 76%)
• Teilnehmerverwaltung (durchschnittliche Bewertung von 61%)
• Kollaborationssoftware (durchschnittliche Bewertung von 95%)
• Elektronische Signatur (durchschnittliche Bewertung von 90%)

Board-room.org berechnet die durchschnittliche Bewertung von 0% bis 100% der Board-Software-Funktionen für jeden Anbieter.

Wir ordnen ebenfalls die Board-Portale mit besserer Governance nach ihren Software-Funktionen ein. Da die Qualität der Funktionen in diesen Portalen variiert, variieren dementsprechend auch die Rankings der Anbieter für diese Funktionen.